Cara Membuat NDA: Informasi Bisnis Jangan Sampai Bocor

Sebuah perusahaan akan bekerja sama dengan vendor teknologi. Agar vendor dapat membuat sistem yang sesuai, perusahaan harus memberikan database pelanggan, struktur harga, rancangan proses operasional, hingga beberapa informasi mengenai strategi bisnis. Kerja sama belum berjalan, tetapi informasi sensitif sudah harus berpindah tangan.

Apa yang terjadi jika data tersebut kemudian digunakan vendor untuk kepentingan lain? Atau seorang karyawan mengunduh database perusahaan sebelum resign dan membawanya ke perusahaan baru?

Situasi seperti ini menunjukkan mengapa Non-Disclosure Agreement (NDA) menjadi dokumen penting dalam pekerjaan Corporate Legal. NDA membantu menentukan informasi mana yang bersifat rahasia, siapa yang boleh mengaksesnya, untuk tujuan apa informasi tersebut boleh digunakan, serta apa yang tidak boleh dilakukan oleh pihak penerima.

NDA juga tidak terbatas pada hubungan perusahaan dengan karyawan. Dokumen ini dapat digunakan ketika perusahaan bernegosiasi dengan investor, vendor, konsultan, calon mitra bisnis, manufacturer, distributor, maupun pihak lain yang membutuhkan akses terhadap informasi yang belum seharusnya diketahui publik.

Apa Itu NDA dan Mengapa Perusahaan Membutuhkannya?

Non-Disclosure Agreement (NDA) atau perjanjian kerahasiaan adalah perjanjian yang mengatur kewajiban satu atau beberapa pihak untuk menjaga informasi tertentu agar tidak diungkapkan atau digunakan di luar tujuan yang telah disepakati.

Dalam praktik, NDA membantu perusahaan membentuk batas yang lebih jelas antara informasi yang boleh digunakan untuk menjalankan suatu hubungan bisnis dan informasi yang tidak boleh disebarluaskan atau dimanfaatkan untuk kepentingan lain.

Misalnya sebuah perusahaan kosmetik menggunakan jasa maklon. Agar produk dapat diproduksi, perusahaan mungkin perlu memberikan formula, konsep produk, spesifikasi bahan, strategi peluncuran, desain kemasan sebelum dirilis, atau informasi mengenai supplier. Tanpa pengaturan kerahasiaan yang cukup jelas, ruang penggunaan informasi tersebut menjadi lebih sulit dikendalikan.

NDA juga dapat digunakan dalam hubungan kerja. Penelitian dalam Acta Comitas: Jurnal Hukum Kenotariatan menjelaskan bahwa NDA dapat digunakan oleh pemilik informasi rahasia dengan pekerja sebagai instrumen untuk menjaga informasi perusahaan, dengan tetap memperhatikan syarat sahnya perjanjian dan kewajaran isi klausul.

Namun, NDA sebaiknya tidak ditulis dengan logika “semua yang diketahui selama bekerja adalah rahasia selamanya.” Definisi yang terlalu luas justru dapat membuat batas kewajiban menjadi kabur. Corporate Legal perlu dapat menjelaskan informasi apa yang dilindungi, mengapa informasi tersebut perlu dirahasiakan, dan sampai kapan kewajiban tersebut berlaku.

Pilih Jenis NDA Sesuai Arah Informasi yang Dibagikan

Tidak semua NDA memiliki pola yang sama. Salah satu cara paling sederhana menentukan bentuk NDA adalah melihat siapa yang memberikan informasi dan siapa yang menerima informasi. Pembagian unilateral, mutual, dan multilateral merupakan kategori yang umum digunakan dalam praktik contract drafting, bukan klasifikasi khusus yang ditetapkan dalam UU Rahasia Dagang Indonesia.

Unilateral NDA

Unilateral NDA atau one-way NDA digunakan ketika informasi rahasia bergerak terutama dari satu pihak kepada pihak lain.

Contohnya, perusahaan memberikan informasi mengenai produk baru kepada seorang konsultan. Perusahaan bertindak sebagai Disclosing Party, sedangkan konsultan sebagai Receiving Party yang berkewajiban menjaga informasi.

Model ini juga sering relevan dalam hubungan dengan pekerja, freelancer, vendor tertentu, atau pihak yang hanya menerima informasi perusahaan tanpa memberikan informasi rahasia dengan tingkat kepentingan yang sama.

Mutual atau Bilateral NDA

Mutual NDA digunakan ketika kedua pihak sama-sama akan memberikan informasi sensitif.

Misalnya Perusahaan A dan Perusahaan B sedang mempertimbangkan joint venture. Perusahaan A memberikan informasi mengenai teknologi dan proses produksinya. Perusahaan B memberikan data finansial, jaringan distribusi, dan proyeksi pasarnya.

Dalam kondisi seperti ini, masing-masing pihak menjadi Disclosing Party sekaligus Receiving Party. Kewajiban menjaga informasi berlaku secara timbal balik.

Multilateral NDA

Pada transaksi tertentu, pertukaran informasi melibatkan lebih dari dua pihak. Misalnya sebuah pengembangan proyek melibatkan pemilik teknologi, investor, operator, dan konsultan.

Alih-alih membuat banyak NDA bilateral secara terpisah, para pihak dapat mempertimbangkan multilateral NDA yang mengatur hubungan kerahasiaan beberapa pihak dalam satu dokumen.

Yang terpenting bukan memilih nama NDA yang terlihat paling kompleks. Corporate Legal perlu memetakan terlebih dahulu alur informasinya: siapa memberikan informasi, siapa menerimanya, informasi apa yang diterima, dan apakah setiap pihak mempunyai kewajiban yang sama.

Kapan Informasi Bisa Disebut Rahasia Dagang?

Istilah confidential information dalam NDA tidak selalu sama dengan Rahasia Dagang dalam pengertian hukum.

NDA secara kontraktual dapat mencakup berbagai informasi yang para pihak sepakat untuk rahasiakan. Sementara itu, Rahasia Dagang memiliki kriteria khusus berdasarkan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang.

UU tersebut mendefinisikan Rahasia Dagang sebagai informasi di bidang teknologi dan/atau bisnis yang tidak diketahui umum, mempunyai nilai ekonomi karena berguna dalam kegiatan usaha, dan dijaga kerahasiaannya oleh pemilik. Lingkupnya dapat meliputi metode produksi, pengolahan, penjualan, maupun informasi lain di bidang teknologi atau bisnis yang memenuhi karakter tersebut.

Tiga unsur perlindungan Rahasia Dagang

Pasal 3 UU Rahasia Dagang memberikan tiga kriteria utama yang perlu dipenuhi.

Pertama, informasi bersifat rahasia. Informasi hanya diketahui oleh pihak tertentu atau tidak diketahui secara umum oleh masyarakat.

Kedua, informasi mempunyai nilai ekonomi. Kerahasiaan informasi tersebut dapat digunakan dalam kegiatan komersial atau memberikan keuntungan ekonomi.

Ketiga, kerahasiaannya benar-benar dijaga. Pemilik atau pihak yang menguasainya harus melakukan langkah yang layak dan patut untuk menjaga informasi tersebut.

Unsur ketiga sering terlewat. Perusahaan tidak cukup mengatakan bahwa sebuah file adalah “rahasia” setelah kebocoran terjadi. Perlu ada tindakan nyata untuk menunjukkan bahwa informasi memang diperlakukan sebagai sesuatu yang rahasia.

Contohnya dapat berupa pembatasan akses, klasifikasi dokumen, penggunaan password, prosedur internal, access control, NDA, kebijakan keamanan informasi, hingga pembatasan siapa yang boleh menerima atau menyalin dokumen. WIPO juga menempatkan confidentiality agreement sebagai salah satu mekanisme penting dalam pengelolaan trade secret dan menyarankan agar informasi yang dilindungi serta batas penggunaan dan pengungkapannya didefinisikan dengan jelas.

Jadi, tidak semua data internal otomatis Rahasia Dagang. Informasi seperti daftar harga yang sudah dipublikasikan di website perusahaan, brosur umum, atau informasi yang sudah tersedia secara publik tentunya memiliki posisi berbeda dengan formula produk yang hanya diketahui beberapa orang dan dijaga secara ketat.

Pengertian Rahasia dagang dalam Corporate Legal

Rahasia Dagang adalah informasi yang tidak diketahui oleh umum di bidang teknologi dan/atau bisnis, mempunyai nilai ekonomi karena berguna dalam kegiatan usaha, dan dijaga kerahasiaannya oleh pemilik rahasia dagang. Perlindungan ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2000. Berbeda dengan paten, rahasia dagang tidak memerlukan pendaftaran formal ke pemerintah dan jangka waktu perlindungannya tidak terbatas selama pemilik terus melakukan upaya-upaya untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut melalui sistem keamanan dan kebijakan internal.

Advokat bisnis sering memberikan masukan kepada perusahaan untuk menyusun protokol keamanan fisik dan digital guna memenuhi kriteria “upaya penjagaan kerahasiaan” sebagai syarat sah perlindungan hukum. Di lapangan, pelanggaran rahasia dagang paling sering dilakukan oleh mantan karyawan yang membocorkan algoritma atau formula produk kepada kompetitor. Pengacara bisnis membantu perusahaan dalam melakukan audit kontrak kerja guna memastikan klausul perlindungan rahasia dagang tercantum secara eksplisit. Tindakan membocorkan rahasia dagang dapat dituntut secara pidana dengan ancaman penjara serta gugatan perdata ganti rugi yang signifikan, sehingga menjadikannya instrumen perlindungan kekayaan intelektual yang sangat efisien bagi industri manufaktur dan teknologi informasi.

Kapan Pengungkapan Rahasia Dagang Menjadi Pelanggaran?

UU Nomor 30 Tahun 2000 memberikan hak kepada pemilik Rahasia Dagang untuk menggunakan sendiri rahasia tersebut, memberikan lisensi, serta melarang pihak lain menggunakan atau mengungkapkannya kepada pihak ketiga untuk kepentingan komersial.

Pasal 13 kemudian menjelaskan bahwa pelanggaran dapat terjadi ketika seseorang dengan sengaja mengungkapkan Rahasia Dagang, mengingkari kesepakatan, atau mengingkari kewajiban tertulis maupun tidak tertulis untuk menjaga Rahasia Dagang. Pasal 14 juga mencakup kondisi ketika seseorang memperoleh atau menguasai Rahasia Dagang milik pihak lain dengan cara yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Bayangkan seorang Product Development Manager memiliki akses terhadap formula produk yang belum diluncurkan. Sebelum resign, ia menyalin dokumen formula tersebut ke perangkat pribadi dan kemudian memberikan informasi itu kepada perusahaan lain. Apabila informasi tersebut memang memenuhi kriteria Rahasia Dagang dan tindakan tersebut memenuhi unsur pelanggaran, persoalannya tidak lagi hanya mengenai pelanggaran kebijakan internal perusahaan.

UU Rahasia Dagang menyediakan jalur perdata berupa gugatan ganti rugi dan/atau penghentian perbuatan tertentu. Selain itu, Pasal 17 mengatur sanksi pidana paling lama dua tahun dan/atau denda paling banyak Rp300 juta untuk perbuatan yang memenuhi ketentuan pidana tersebut. Tindak pidananya merupakan delik aduan.

Namun, tidak semua pengungkapan otomatis dianggap pelanggaran. Pasal 15 memberikan pengecualian tertentu, antara lain pengungkapan atau penggunaan untuk kepentingan pertahanan dan keamanan, kesehatan atau keselamatan masyarakat, serta rekayasa ulang dalam kondisi yang diatur undang-undang.

Penelitian hukum mengenai NDA di Indonesia juga menunjukkan bahwa NDA dapat memperkuat perlindungan secara kontraktual karena kewajiban menjaga informasi dibuat lebih eksplisit. Pada saat yang sama, kejelasan definisi informasi rahasia dan proporsionalitas kewajiban menjadi penting agar NDA tidak justru menciptakan ketidakpastian. (Effendi

LEGAL CHECK: NDA dan Rahasia Dagang saling berkaitan, tetapi tidak identik. Sebuah NDA dapat melindungi kategori informasi yang lebih luas berdasarkan kontrak, sedangkan klaim sebagai Rahasia Dagang tetap perlu diuji terhadap unsur dalam UU Nomor 30 Tahun 2000.

Struktur NDA yang Perlu Ada, Beserta Contoh Klausulnya

Setelah objek perlindungan dipahami, barulah Corporate Legal masuk ke drafting. NDA tidak harus menjadi dokumen puluhan halaman, tetapi setiap klausul perlu mempunyai fungsi yang jelas. WIPO menekankan pentingnya mendefinisikan informasi rahasia secara jelas serta mengatur hak untuk mengakses, menggunakan, dan mengungkapkan informasi tersebut.

Lihat: Teknik Contract Drafting & Strategi Advisory sebagai Corporate Legal.

Struktur berikut dapat menjadi kerangka awal yang kemudian disesuaikan dengan transaksi:

1. Identitas para pihak. Jelaskan siapa Disclosing Party dan Receiving Party, termasuk badan hukum, alamat, serta pihak yang berwenang menandatangani.

2. Tujuan pengungkapan informasi. Sebutkan mengapa informasi diberikan. Misalnya untuk evaluasi kerja sama distribusi, proses due diligence, pengembangan sistem, atau pelaksanaan pekerjaan tertentu.

3. Definisi Confidential Information. Tentukan kategori informasi yang dilindungi. Hindari definisi yang terlalu abstrak seperti “seluruh informasi perusahaan dalam bentuk apa pun” tanpa batas yang dapat dipahami.

4. Kewajiban penerima informasi. Atur larangan mengungkapkan kepada pihak tidak berwenang, pembatasan penggunaan, standar penjagaan informasi, dan pihak internal mana yang boleh memperoleh akses.

5. Pengecualian informasi rahasia. Umumnya perlu diatur bahwa kewajiban tertentu tidak berlaku terhadap informasi yang sudah tersedia untuk publik secara sah, sudah dimiliki penerima sebelum disclosure, atau diperoleh secara sah dari pihak lain, sesuai konstruksi kontraknya.

6. Jangka waktu. Bedakan masa berlaku NDA dengan periode kewajiban menjaga kerahasiaan jika diperlukan.

7. Pengembalian atau pemusnahan informasi. Atur apa yang dilakukan terhadap dokumen, file, salinan, dan media penyimpanan setelah hubungan berakhir.

8. Pelanggaran dan penyelesaian sengketa. Tentukan konsekuensi kontraktual, mekanisme penyelesaian sengketa, hukum yang berlaku, dan forum yang digunakan.

9. Penutup dan tanda tangan. Pastikan pihak yang menandatangani mempunyai kapasitas dan kewenangan yang tepat.

Contoh definisi informasi rahasia

Untuk ilustrasi, klausulnya dapat dirumuskan seperti:

“Informasi Rahasia adalah informasi teknis, komersial, finansial, operasional, data pelanggan, strategi bisnis, spesifikasi produk, metode kerja, dan informasi lain yang diberikan oleh Pihak Pengungkap kepada Pihak Penerima sehubungan dengan tujuan kerja sama dan yang berdasarkan sifat atau penandaannya secara wajar harus diperlakukan sebagai informasi rahasia.”

Draft tersebut masih perlu disesuaikan. Perusahaan manufaktur mungkin perlu menekankan formula dan proses produksi, sedangkan perusahaan teknologi dapat lebih membutuhkan perlindungan source code, arsitektur sistem, algoritma, dan product roadmap.

Contoh pembatasan penggunaan

Klausul juga perlu menjawab untuk apa informasi boleh digunakan:

“Pihak Penerima hanya dapat menggunakan Informasi Rahasia untuk mengevaluasi dan/atau melaksanakan rencana kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Perjanjian ini dan tidak dapat menggunakannya untuk kepentingan lain tanpa persetujuan tertulis dari Pihak Pengungkap.”

Poin ini penting karena kebocoran bukan satu-satunya risiko. Informasi dapat tetap disimpan secara rahasia tetapi digunakan untuk tujuan yang tidak diizinkan. Misalnya vendor tidak membocorkan database pelanggan kepada pihak ketiga, tetapi menggunakan database tersebut untuk memasarkan produknya sendiri. Dari perspektif drafting, masalah penggunaan harus diatur terpisah dari sekadar larangan disclosure.

Contoh akses berdasarkan kebutuhan

Tidak semua staf di perusahaan penerima perlu mendapatkan informasi.

“Akses terhadap Informasi Rahasia dibatasi kepada personel yang memiliki kebutuhan untuk mengetahui informasi tersebut dalam rangka pelaksanaan tujuan kerja sama dan yang terikat pada kewajiban kerahasiaan yang relevan.”

Prinsip need-to-know membantu mengurangi lingkup exposure. Semakin sedikit orang yang mendapatkan akses tanpa kebutuhan yang jelas, semakin mudah kontrol dilakukan.

Jangan lupa mengatur apa yang terjadi setelah hubungan berakhir

NDA tidak selalu selesai ketika proyek atau hubungan kerja berakhir. Untuk beberapa informasi, nilai ekonominya masih ada jauh setelah proyek selesai.

Karena itu, Corporate Legal perlu menentukan apakah kewajiban kerahasiaan berlaku selama satu tahun, beberapa tahun, atau mengikuti sifat informasi selama masih memenuhi kriteria tertentu. Jangan menentukan durasi hanya karena template sebelumnya menggunakan angka yang sama.

Hal yang sama berlaku pada pengembalian informasi. Pihak penerima dapat diminta mengembalikan atau menghapus dokumen setelah kebutuhan akses berakhir, dengan pengecualian tertentu apabila penyimpanan diwajibkan oleh hukum atau kebutuhan dokumentasi yang telah disepakati.

Jangan Membuat NDA Terlalu Luas Sampai Sulit Dijalankan

NDA yang panjang dan keras belum tentu memberikan perlindungan yang lebih baik. Definisi yang memasukkan setiap percakapan, setiap pengalaman kerja, dan seluruh pengetahuan penerima sebagai informasi rahasia tanpa batas dapat menimbulkan persoalan interpretasi.

Studi yang dipublikasikan dalam Acta Comitas menekankan pentingnya kewajaran dan kepatutan dalam perumusan NDA, khususnya dalam hubungan dengan pekerja. WIPO juga menekankan bahwa kewajiban confidentiality akan lebih efektif ketika objek informasinya dapat diidentifikasi secara jelas.

Corporate Legal sebaiknya melakukan pengecekan sederhana sebelum finalisasi: informasi apa yang benar-benar ingin dilindungi, siapa yang perlu mengaksesnya, bagaimana informasi boleh digunakan, berapa lama perlindungannya diperlukan, dan apa yang terjadi jika kewajiban dilanggar?

Jika lima pertanyaan tersebut tidak dapat dijawab dari draft NDA, dokumen kemungkinan masih membutuhkan refinement.

Kesimpulan

Memahami cara membuat NDA bukan hanya soal menambahkan kalimat “dilarang membocorkan informasi perusahaan”. Corporate Legal perlu mengetahui terlebih dahulu informasi apa yang dilindungi, siapa yang memberikan dan menerimanya, tujuan penggunaannya, serta risiko yang ingin dicegah.

Jenis NDA dapat dipilih berdasarkan aliran informasi, mulai dari unilateral ketika hanya satu pihak memberikan informasi, mutual ketika kedua pihak saling bertukar informasi rahasia, hingga multilateral ketika hubungan melibatkan beberapa pihak. Setelah itu, perusahaan perlu membedakan antara confidential information berdasarkan kontrak dan Rahasia Dagang yang memenuhi kriteria UU Nomor 30 Tahun 2000.

Untuk Rahasia Dagang, tiga elemen utamanya adalah informasi bersifat rahasia, memiliki nilai ekonomi, dan benar-benar dijaga melalui upaya yang layak. Perlindungan tersebut akan lebih kuat secara operasional apabila didukung NDA yang mendefinisikan informasi dengan jelas, membatasi penggunaan dan akses, menetapkan durasi, mengatur pengecualian, serta menjelaskan konsekuensi pelanggaran.

Pada akhirnya, NDA yang efektif bukan dokumen dengan larangan paling banyak. NDA yang baik mampu membuat para pihak memahami dengan jelas informasi apa yang harus dijaga, untuk apa informasi boleh digunakan, siapa yang boleh mengaksesnya, dan apa konsekuensinya jika batas tersebut dilanggar.