Struktur Perjanjian Kerja Perlu Dicek: Jangan Copy-Paste Kontrak

Template kontrak lama dibuka. Nama karyawan diganti, nominal gaji diperbarui, tanggal kerja disesuaikan, lalu file dikirim untuk ditandatangani. Prosesnya terlihat cepat, tetapi di sinilah risiko drafting sering dimulai.

Bagaimana jika template tersebut awalnya dibuat untuk PKWTT, tetapi sekarang digunakan untuk pekerja PKWT? Bagaimana jika masih ada klausul probation yang sebenarnya tidak boleh diterapkan pada PKWT? Atau pihak yang menandatangani kontrak atas nama perusahaan ternyata tidak memiliki kewenangan yang jelas?

Perjanjian kerja memang terlihat seperti dokumen administratif HR, tetapi dari perspektif Corporate Legal, setiap bagian di dalamnya menentukan hak, kewajiban, durasi hubungan kerja, upah, mekanisme pengakhiran, hingga posisi para pihak jika suatu saat terjadi perselisihan.

Itulah mengapa memahami struktur perjanjian kerja lebih penting daripada sekadar memiliki template. Dokumen yang baik seharusnya menggambarkan hubungan kerja yang sebenarnya, memenuhi ketentuan minimum yang relevan, dan cukup jelas sehingga tidak membuka terlalu banyak ruang interpretasi.

Program Corporate Legal Ioda Academy juga menempatkan penyusunan struktur dasar perjanjian kerja sebagai salah satu fondasi sebelum masuk ke dokumen bisnis seperti MoU, NDA, kontrak vendor, legal opinion, dan compliance.

Sebelum Menulis Pasal, Pastikan Perjanjiannya Memenuhi Dasar yang Benar

Kesalahan drafting tidak selalu berada pada pilihan kata. Kontrak dapat terlihat sangat profesional, tetapi tetap bermasalah apabila dasar perjanjiannya sendiri tidak terpenuhi.

Pasal 52 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur bahwa perjanjian kerja dibuat atas dasar empat hal, yaitu kesepakatan kedua belah pihak, kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum, adanya pekerjaan yang diperjanjikan, serta pekerjaan tersebut tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan peraturan perundang-undangan.

Empat dasar tersebut dapat diterjemahkan menjadi pertanyaan praktis saat melakukan legal review.

1. Apakah kedua pihak memang sepakat?
   Tidak boleh ada kondisi yang membuat kesepakatan diberikan karena paksaan atau persoalan lain yang merusak persetujuan para pihak.

2. Apakah pihak yang membuat dan menandatangani perjanjian memiliki kapasitas yang tepat?
   Corporate Legal perlu memeriksa bukan hanya identitas pekerja, tetapi juga siapa yang bertindak untuk perusahaan.

3. Apakah pekerjaan yang diperjanjikan jelas?
   Jabatan atau jenis pekerjaan seharusnya dapat dipahami, bukan hanya menggunakan istilah terlalu luas tanpa konteks.

4. Apakah klausulnya bertentangan dengan hukum?
   Kebijakan internal perusahaan tidak dapat begitu saja digunakan untuk mengesampingkan ketentuan yang bersifat wajib.

Dua unsur pertama berkaitan dengan para pihak, sementara dua unsur berikutnya berkaitan dengan pekerjaan dan objek perjanjian. Materi struktur perjanjian juga menempatkan kesepakatan, kecakapan, objek tertentu, dan sebab yang halal sebagai fondasi sebelum masuk ke drafting klausul.

LEGAL CHECK | Draft Bagus Belum Tentu Kontraknya Benar

Sebelum mengoreksi wording pasal, periksa lebih dulu siapa para pihaknya, apa hubungan kerjanya, pekerjaan apa yang dilakukan, dan aturan apa yang berlaku.

PKWT atau PKWTT? Jangan Tentukan Setelah Kontrak Selesai

Sebelum menyusun struktur perjanjian kerja, status hubungan kerjanya perlu dipahami terlebih dahulu.

Dua bentuk yang sangat penting dalam hubungan kerja adalah Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Perbedaannya bukan sekadar adanya kata “kontrak” atau “tetap”.

PKWT digunakan untuk pekerjaan yang memenuhi karakteristik tertentu berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan. Sementara PKWTT digunakan untuk hubungan kerja yang bersifat tetap.

PKWT punya aturan tersendiri

PP Nomor 35 Tahun 2021 yang hingga Agustus 2026 tercatat berstatus berlaku mengatur lebih lanjut mengenai PKWT, alih daya, waktu kerja, waktu istirahat, dan PHK.

Salah satu ketentuan yang sangat penting adalah PKWT tidak dapat mensyaratkan masa percobaan kerja. Jika masa percobaan tetap dicantumkan, klausul masa percobaan tersebut batal demi hukum dan masa kerja tetap diperhitungkan.

Ini menunjukkan mengapa copy-paste template dapat berbahaya.

Bayangkan HR menggunakan template PKWTT yang memiliki klausul:

“Pekerja akan menjalani masa percobaan selama tiga bulan.”

Kemudian template tersebut digunakan untuk seorang pekerja PKWT tanpa review ulang. Satu klausul yang terlihat biasa sudah menciptakan masalah karena struktur kontraknya tidak menyesuaikan jenis hubungan kerja.

Untuk PKWTT, ketentuan masa percobaan dapat diterapkan paling lama tiga bulan berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Jadi, sebelum drafting dimulai, tentukan dahulu:

Status hubungan kerja → aturan yang berlaku → baru susun klausulnya.

Bagian Awal Kontrak Harus Menjawab: Siapa Mengikatkan Diri dengan Siapa?

Bagian identitas sering dianggap formalitas. Padahal, ketidakjelasan identitas dan kewenangan dapat menjadi sumber masalah ketika kontrak perlu ditegakkan.

Materi penyusunan perjanjian menempatkan identitas perusahaan dan pekerja sebagai bagian awal yang penting. Untuk perusahaan, informasi dapat mencakup nama, alamat, jenis usaha, serta pihak yang bertindak mewakili badan hukum. Untuk pekerja, identitas perlu cukup jelas untuk menunjukkan siapa individu yang mengikatkan diri.

Jangan hanya cek nama, cek kewenangan penandatangan

Misalnya sebuah kontrak ditandatangani oleh seorang manager atas nama perusahaan.

Corporate Legal perlu bertanya:

• Apakah jabatan tersebut memang berwenang mewakili perusahaan?

• Apakah kewenangan muncul dari anggaran dasar, kebijakan perusahaan, atau surat kuasa?

• Apakah nama badan hukum yang dicantumkan sudah benar?

• Apakah pihak yang menandatangani sama dengan pihak yang dinyatakan mewakili perusahaan?

Dalam drafting kontrak, identitas tidak hanya berfungsi untuk mengetahui siapa yang tanda tangan. Identitas menentukan siapa yang sebenarnya terikat oleh kontrak tersebut.

Contoh kasus pada pembahasan Corporate Legal juga menunjukkan risiko ketika seseorang menandatangani dokumen atas nama perusahaan tanpa kewenangan yang memadai, sehingga aspek representasi perusahaan perlu diperiksa sebelum penandatanganan.

Dari Jabatan sampai Jangka Waktu, Bagian Ini Tidak Boleh Abu-Abu

Setelah identitas jelas, kontrak harus menggambarkan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan.

Pasal 54 UU Ketenagakerjaan menyebut beberapa informasi minimum pada perjanjian kerja tertulis, termasuk jabatan atau jenis pekerjaan, tempat pekerjaan, besarnya upah dan cara pembayaran, syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban, mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian, tempat dan tanggal pembuatan, serta tanda tangan para pihak.

Dalam drafting sehari-hari, Corporate Legal dapat memecahnya menjadi tiga pertanyaan.

Apa yang dikerjakan?

Jabatan dan jenis pekerjaan harus cukup jelas.

Menulis “Staff” saja dapat terlalu luas apabila struktur organisasi sebenarnya membedakan Legal Staff, Finance Staff, atau Sales Staff dengan tanggung jawab yang berbeda.

Dokumen kontrak tidak harus berubah menjadi job description sepanjang beberapa halaman. Namun setidaknya harus jelas pekerjaan apa yang menjadi dasar hubungan kerja.

Di mana pekerjaan dilakukan?

Tempat pekerjaan juga memiliki konsekuensi praktis.

Jika perusahaan memiliki kantor pusat, cabang, area proyek, atau menggunakan mekanisme kerja tertentu, wording mengenai tempat kerja perlu disesuaikan dengan kondisi sebenarnya.

Kapan hubungan kerja mulai dan berakhir?

Ini sangat penting terutama untuk PKWT.

PP 35/2021 juga menetapkan elemen minimum PKWT, antara lain identitas perusahaan dan pekerja, jabatan atau jenis pekerjaan, tempat pekerjaan, upah, hak dan kewajiban, mulai dan jangka waktu PKWT, tempat dan tanggal dibuat, serta tanda tangan para pihak.

Dengan demikian, tanggal bukan sekadar formalitas di bagian atas dokumen. Tanggal dapat menentukan kapan hak dan kewajiban mulai berjalan dan berhubungan dengan durasi hubungan kerja.

Jangan Tulis “Hak dan Kewajiban Sesuai Aturan” Lalu Selesai

Klausul hak dan kewajiban merupakan salah satu bagian paling penting karena di sinilah ekspektasi antara pekerja dan perusahaan diterjemahkan menjadi aturan yang lebih konkret.

Materi struktur perjanjian kerja menempatkan hak dan kewajiban, upah, lembur, cuti, jangka waktu, serta pengakhiran sebagai bagian substansial dari dokumen.

Corporate Legal tidak harus memindahkan seluruh isi Undang-Undang Ketenagakerjaan ke dalam kontrak. Namun klausul sebaiknya tidak terlalu umum hingga kehilangan fungsi.

Beberapa area yang perlu dicek meliputi:

• tanggung jawab utama pekerja

• kepatuhan terhadap peraturan perusahaan atau PKB yang berlaku

• jam dan pengaturan kerja sesuai ketentuan

• hak cuti

• ketentuan lembur jika relevan

• penggunaan aset perusahaan

• kerahasiaan atau perlindungan informasi jika relevan

• mekanisme pelaporan

• ketentuan disiplin yang berhubungan dengan peraturan perusahaan

Perhatikan juga hierarki dokumen internal. Perjanjian kerja tidak seharusnya memuat syarat yang bertentangan dengan peraturan perusahaan, Perjanjian Kerja Bersama, maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Bagian Upah Harus Lebih Jelas daripada Sekadar “Sesuai Kesepakatan”

Klausul pembayaran sering menjadi salah satu bagian yang paling cepat dibaca oleh pekerja dan salah satu yang paling sensitif jika terjadi perbedaan interpretasi.

Setidaknya periksa:

Besaran upah

Nominal atau struktur pembayaran harus ditulis sesuai kebutuhan dan tidak bertentangan dengan ketentuan pengupahan yang berlaku.

Cara pembayaran

Misalnya pembayaran dilakukan melalui rekening yang ditentukan pada periode tertentu.

Komponen lain

Jika terdapat tunjangan atau komponen pembayaran lain yang memang menjadi bagian dari kesepakatan, perjelas bagaimana kedudukannya.

Lembur

Jangan membuat klausul yang seolah-olah menghapus hak yang diatur oleh ketentuan ketenagakerjaan hanya karena perusahaan menggunakan skema pembayaran tertentu.

Tujuan klausul pembayaran bukan membuat paragraf sebanyak mungkin. Tujuannya adalah mengurangi ruang pertanyaan seperti:

“Angka ini gross atau terdiri dari komponen apa?”

“Pembayaran dilakukan kapan?”

“Apa yang terjadi jika tanggal pembayaran jatuh pada hari libur?”

Semakin penting suatu isu secara finansial, semakin tidak ideal jika hanya ditulis dengan kalimat generik.

Kontrak Juga Harus Menjelaskan Bagaimana Hubungan Kerja Berakhir

Banyak template sangat detail ketika menjelaskan kewajiban selama bekerja, tetapi hanya memiliki satu paragraf singkat mengenai pengakhiran hubungan kerja.

Padahal bagian ini penting karena konflik justru sering muncul ketika hubungan kerja akan berakhir.

Klausul pengakhiran perlu disusun berdasarkan jenis hubungan kerja dan ketentuan yang berlaku. Jangan menyalin mekanisme PKWT ke PKWTT atau sebaliknya.

Corporate Legal juga perlu berhati-hati terhadap klausul yang mencoba membuat seolah-olah perusahaan bebas melakukan PHK hanya karena kontrak menyebutkannya. Ketentuan pengakhiran hubungan kerja tetap harus dibaca bersama aturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Selain pengakhiran, kontrak dapat mengatur bagaimana para pihak menangani perselisihan. Struktur perjanjian yang dibahas dalam praktik Corporate Legal juga memasukkan pengakhiran, penyelesaian perselisihan, penutup, tempat dan tanggal, serta tanda tangan sebagai bagian akhir yang perlu diperhatikan.

LEGAL DRAFTING CHECK

Klausul pengakhiran bukan tempat untuk memberikan hak sepihak sebanyak mungkin. Fokusnya adalah membuat mekanisme yang jelas dan tetap konsisten dengan hukum yang berlaku.

Tiga Kesalahan yang Sering Lolos Saat Review Perjanjian Kerja

1. Template lama dipakai tanpa memeriksa status pekerja

File yang digunakan sudah bertahun-tahun ada di folder HR sehingga dianggap aman.

Padahal regulasi, struktur organisasi, sistem benefit, maupun praktik kerja perusahaan dapat berubah. Review harus dilakukan terhadap kondisi saat ini, bukan reputasi template.

2. Kontrak lebih mengikuti kebijakan internal daripada hukum

Contohnya perusahaan terbiasa menggunakan masa percobaan untuk semua pekerja sehingga klausul tersebut dimasukkan juga ke PKWT.

Kebiasaan internal tidak otomatis membuat klausul tersebut valid. PP 35/2021 secara eksplisit melarang masa percobaan dalam PKWT.

3. Fokus pada wording tetapi lupa business reality

Kontrak menyebut lokasi kerja Jakarta, padahal pekerja ditempatkan permanen di Surabaya. Kontrak menyebut satu jenis pekerjaan, tetapi praktiknya berbeda secara signifikan.

Kontrak menyebut satu pihak sebagai penandatangan, tetapi tidak pernah dicek kewenangannya. Kontrak legal seharusnya tidak hanya rapi secara bahasa, tetapi juga match dengan kondisi faktual.

Lihat Artikel Pembuatan Kontrak yang benar sesuai Hukum

Gunakan Checklist Ini Sebelum Mengirim Kontrak untuk Ditandatangani

Sebelum finalisasi, lakukan review terakhir dengan pertanyaan berikut:

1. Apakah identitas perusahaan dan pekerja sudah benar?

2. Apakah pihak yang menandatangani atas nama perusahaan memiliki kewenangan?

3. Apakah status PKWT atau PKWTT sudah sesuai dengan kondisi pekerjaan?

4. Apakah jabatan atau jenis pekerjaan ditulis cukup jelas?

5. Apakah tempat pekerjaan sesuai kondisi aktual?

6. Apakah upah dan cara pembayarannya jelas?

7. Apakah hak dan kewajiban konsisten dengan regulasi, peraturan perusahaan, atau PKB?

8. Apakah mulai dan jangka waktu hubungan kerja sudah tepat?

9. Apakah terdapat klausul probation, dan apakah klausul tersebut memang boleh digunakan?

10. Apakah mekanisme pengakhiran hubungan kerja telah disesuaikan dengan jenis perjanjiannya?

11. Apakah mekanisme penyelesaian perselisihan cukup jelas?

12. Apakah tempat, tanggal, dan tanda tangan para pihak sudah tersedia?

13. Apakah seluruh istilah digunakan secara konsisten dari awal hingga akhir dokumen?

14. Apakah terdapat klausul hasil copy-paste yang sebenarnya tidak relevan dengan pekerja tersebut?

Checklist terakhir terlihat sederhana, tetapi dapat menangkap banyak kesalahan drafting sebelum dokumen berubah menjadi komitmen yang ditandatangani.

Kesimpulan

Memahami struktur perjanjian kerja bukan berarti menghafal urutan pasal dari satu template. Corporate Legal perlu memahami alasan setiap klausul ada, hubungan antara satu bagian dengan bagian lain, serta regulasi yang menjadi batasnya.

Mulailah dari fondasi perjanjiannya. Pastikan para pihak sepakat dan memiliki kapasitas, pekerjaan yang diperjanjikan jelas, serta isi kontraknya tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku. Setelah itu, susun identitas, status hubungan kerja, jabatan, tempat kerja, upah, hak dan kewajiban, jangka waktu, pengakhiran, penyelesaian perselisihan, hingga tanda tangan secara konsisten.

Pada akhirnya, kontrak kerja yang baik bukan kontrak dengan bahasa hukum paling rumit. Dokumen yang lebih kuat justru mampu menjawab dengan jelas siapa yang terikat, pekerjaan apa yang dilakukan, hak dan kewajibannya apa, berapa lama hubungan kerja berlangsung, dan bagaimana hubungan tersebut dikelola sampai berakhir.